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0月23日消息 在工作中，你是否會(huì)有很多項(xiàng)目需要跨部門審批?有時(shí)遇到一些要求嚴(yán)格而又忙碌的領(lǐng)導(dǎo)，可能需要放下面子多番催促才能完成任務(wù)。下面的這個(gè)職場(chǎng)案例，需要寫一封催促郵件，邀你一起來(lái)探討一下。

一、故事小場(chǎng)景：

有一位HR，被安排組織公司年會(huì)，費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)很早就發(fā)給了公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)，希望他能及時(shí)批復(fù)，但財(cái)務(wù)總監(jiān)一直拖著沒(méi)回復(fù)。她想起去年就是因?yàn)樗貜?fù)太晚，預(yù)算遲遲不到位，很多工作都無(wú)法按時(shí)進(jìn)行，導(dǎo)致年會(huì)組織不夠理想，被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)。

于是，她寫了一封郵件催促：

您批了預(yù)算后 ，我們才能去訂下酒店會(huì)議廳，現(xiàn)在是會(huì)議繁忙季節(jié)，酒店會(huì)議廳可能在12月30日以后就被別家公司占用了，去年就是因?yàn)轭A(yù)算批晚了，誤了酒店預(yù)定的最后期限。

二、如果你是這位HR，你會(huì)怎么寫這封郵件呢？（以下為建議范文：）

Dear Leo，您好！

我是HR的Katy，感謝您在忙碌中抽空查閱這份郵件！

10月26日下午我已經(jīng)把公司今年年會(huì)的方案和預(yù)算發(fā)到您的郵箱了，但由于我的疏忽，上次忘記把年會(huì)費(fèi)用的組成和對(duì)比情況，以及項(xiàng)目時(shí)間表一并發(fā)給您了，所以再次附上這兩項(xiàng)情況，方便您進(jìn)行審批，謝謝！

1、費(fèi)用組成以及和去年的對(duì)比情況：

2、執(zhí)行進(jìn)度時(shí)間節(jié)點(diǎn)

綜上所述，2020年度的中國(guó)區(qū)年會(huì)總預(yù)算為92萬(wàn)，比去年同步下降52%，符合公司疫情期間的嚴(yán)格控制開(kāi)支的政策方針。

請(qǐng)您在11月15日前回復(fù)審批意見(jiàn)，后面的項(xiàng)目進(jìn)度即可按時(shí)間表推進(jìn)。

另外，此費(fèi)用已經(jīng)HR部門VP Jack審批，也已經(jīng)跟財(cái)務(wù)部門的資金組經(jīng)理Tina 詳細(xì)核對(duì)過(guò)各項(xiàng)費(fèi)用組成，如有需要查看他們的意見(jiàn)請(qǐng)見(jiàn)下方郵件詳情。

再次感謝您的支持，若不清晰的地方，請(qǐng)您隨時(shí)聯(lián)絡(luò)我，期待您的批復(fù)，謝謝！

HR Katy Can

2020年11月6日

三、復(fù)盤思考：

1、 郵件目的：提醒盡快審批。要注意發(fā)這個(gè)郵件之前已經(jīng)發(fā)過(guò)一次審批郵件，這是再次提醒和催促，不能將之前的郵件內(nèi)容重復(fù)發(fā)送，否則容易引起反感?？梢試L試找個(gè)合適的理由說(shuō)明之前的郵件疏忽了某些事項(xiàng)，所以重新再發(fā)一次，以便領(lǐng)導(dǎo)可以更清晰審批的內(nèi)容。

2、換位思考：從接收者的角度出發(fā)去考慮，財(cái)務(wù)總監(jiān)習(xí)慣看各種表格，所以應(yīng)該將數(shù)據(jù)用簡(jiǎn)潔清晰的表格對(duì)比展現(xiàn)給她看。同時(shí)由于工作繁忙，很多領(lǐng)導(dǎo)審批郵件都不會(huì)打開(kāi)附件來(lái)詳細(xì)查看，建議將核心要審批的數(shù)據(jù)和結(jié)論都放在郵件正文，讓他可以一目了然。如果一個(gè)審批郵件能讓領(lǐng)導(dǎo)用手機(jī)瀏覽一分鐘就可以做出決策的話，你就贏了。

3、時(shí)間節(jié)點(diǎn)：相關(guān)的項(xiàng)目時(shí)間節(jié)點(diǎn)一定要清晰，讓對(duì)方明確知道，如果沒(méi)有在應(yīng)該審批的時(shí)間回復(fù)，可能會(huì)對(duì)后面整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度有很大的影響。對(duì)于一些大項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，這個(gè)延誤進(jìn)度的責(zé)任成本，是會(huì)引起審批者的考慮的。不過(guò)，也請(qǐng)注意，提醒郵件起到的作用，應(yīng)該“歸責(zé)”不是“追責(zé)”，所以，要注意態(tài)度要尊重委婉，點(diǎn)到即可。

4、背書效應(yīng)：要了解對(duì)方審批需要考慮的因素，對(duì)于財(cái)務(wù)預(yù)算來(lái)說(shuō)，符合既有的審批流程最重要，所以可以附上他審批之前已經(jīng)審批過(guò)的環(huán)節(jié)和人員意見(jiàn)，讓他知道此項(xiàng)審批已經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)的檢查和確認(rèn)，已經(jīng)有項(xiàng)目組的決策背書，那么相對(duì)來(lái)說(shuō)，他承擔(dān)的審批責(zé)任就會(huì)輕很多，審批起來(lái)就會(huì)相對(duì)快速很多。

分享標(biāo)題：職場(chǎng)實(shí)戰(zhàn)：如何寫好一封催促郵件？
文章轉(zhuǎn)載：http://aaarwkj.com/article22/chcecc.html

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